Sehr geehrte Damen und Herren
Unsere Prozesse konnten mit der «Auftrags-/Freistellungs-Nummer» nicht mehr weiter optimiert werden. Damit wir unsere Leistung hinsichtlich verbessertem Informationsfluss, Rückverfolgbarkeit, Automation sowie Digitalisierung sicherzustellen können, haben wir unsere Kommunikation auf Lieferungsreferenzen umgestellt.
Das heisst, anstatt eine «Auftrags-/Freistellungs-Nummer» für z.B. 4 LKW werden wir mit der «Lieferungs-/GSIN-Nummer» 4 Referenzen für die einzelnen LKW (1 Referenz pro Transportmittel) vergeben.
Intern haben wir die Prozesse im Dezember 2023 umgestellt, ab März 2024 werden alle Lieferungen UFA AG nur noch mit der «LIEFERUNGS-/GSIN-NUMMER» funktionieren. Bitte seien Sie vorbereitet, wenn Sie neben der Auftrag/Freistellung-Nummer auch nach der Lieferung/GSIN-Nummer gefragt werden, damit Verzögerungen beim Be- oder Ablad vermieden werden können.
Im Zuge einer vollständigen Rückverfolgbarkeit und Automation pro Transportmittel, ist es zwingend notwendig, dass statt der bekannten «Auftrags-/Freistellungs-Nummer» zukünftig die «Lieferungs-/GSIN-Nummer» auf allen von Ihnen erstellten Dokumenten genutzt wird.
In den kommenden Monaten wird die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen auf «Lieferungs-/GSIN-Nummer» umgestellt.
Bitte beachten Sie, dass die «Lieferungs-/GSIN-Nummer» eine Nummer ist, welche eindeutig ist und einmalig verwendet werden kann.
Sollten Sie Fragen haben, finden Sie nachfolgend ein FAQ mit möglichen Fragen, welche bei Ihnen aufkommen könnten. Sollten Sie trotzdem weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Person, von welcher Sie das Dokument mit dem Link zu dieser Seite erhalten haben. Diese Person wird Ihnen sicherlich weiterhelfen oder die Fragestellung aufnehmen und intern in Erfahrung bringen können.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wieso verwenden wir die GSIN-Nummer?
Dank der Eigenschaften der GSIN-Nummer, können wir die Nachverfolgbarkeit gewährleisten und zuverlässigen elektronischen Datenaustausch (EDI) bieten.
Die Digitalisierung vom Lieferungs-Prozess (Planung, Belade, Verzollung, Entlade, Kontrolle,, …) wird dank/mit diese/r GSIN-Nummer durchgeführt.
Die GSIN-Nummer wird auch als Referenz für die Rechnungen verwendet werden. Was uns auch eine Automatisierung des Rechnungs-Prozess erlaubt und daher eine schnelle Bezahlung der Rechnungen.
Wo finde ich die GSIN-Nummer auf dem Dokument?
Die GSIN-Nummer finden Sie meistens im unteren Bereich der Dokumente, welche Sie erhalten.
Ich kann nicht die gesamte GSIN-Nummer im System eintragen.
Die GSIN-Nummer kann gekürzt werden. Die letzten 9 Nummern werden zwingend benötigt.
Ich kann nicht die gesamte GSIN-Nummer auf die Dokumente abdrucken.
Die GSIN-Nummer kann gekürzt werden. Die letzten 9 Nummern werden zwingend benötigt.
Kann ich die GSIN mehrfach verwenden?
Nein, die GSIN ist eine eindeutige Nummer, welche nur 1x genutzt werden kann.
Was passiert mit der «Auftrag/Freistellungs-Nummer»?
Die «Auftrag/Freistellungs-Nummer» bleibt bestehen. Damit wir den Lieferungs-Prozess digitalisieren können, benötigen wir zusätzlich eine eindeutige ID pro Lieferung.
Beispiel (LKW): der Auftrag (4711) von 100’000 kg wird in 4 Lieferungen/LKW (0815, 0816, 0817, 0818) von je 25’000 kg geliefert.
Welche Referenz muss ich auf meinen Rechnungen angeben?
Die GSIN-Nummer wird auch als Referenz für die Rechnungen verwendet werden. Was uns auch eine Automatisierung des Rechnungs-Prozess erlaubt und daher eine schnelle Bezahlung der Rechnungen.
Was ist eine GSIN-Nummer?
Eine eindeutige Identifikation einer Lieferung nach dem GS1 Standard GSIN (Global Shipment Identification Number) ist eine standardisierte Lösung (GS1 Standard) weltweit anerkannt / verbreitet (mehr Info auf https://www.gs1.org/standards/id-keys/gsin).
Wann wird eine GSIN-Nummer verwendet?
Die GSIN-Nummer ist eine Nummer, die von einem Verkäufer, Versender oder Transporteur von Waren vergeben wird, um eine Sendung zu identifizieren. Die logistischen Einheiten behalten dieselbe GSIN während aller Transportphasen, vom Ursprung bis zum endgültigen Bestimmungsort.
Was sind die Vorteile einer GSIN-Nummer?
- Jede GSIN-Nummer ist eindeutig, aufgrund einer definierten Struktur:
- (i) Unternehmens-Präfix https://www.gs1.org/standards/id-keys/company-prefix,
- (ii) Versand-Referenz,
- (iii) Prüfziffer (wie z.B. bei einer IBAN- oder Kreditkarten-Nummer)
- Eine GSIN-Nummer darf während zehn (10) Jahren nicht mehrmals gebraucht werden.
- Die GSIN-Nummer kann in einem Barcode/Strichcode (auf Logistik Etikett) angezeigt/codiert werden
- Die GSIN-Nummer erfüllt die Anforderungen für eine eindeutige Sendungsreferenz (UCR) gemäss der Weltzollorganisation.